ZONALITERASI.ID – Setiap perguruan tinggi, pasti memiliki sistem masing-masing dalam menentukan jumlah Uang Kuliah Tunggal (UKT) mahasiswa. Namun, terkadang jumlah UKT tidak sesuai harapan dan malah memberatkan bagi sebagian pihak, sehingga menjadikannya sebagai alasan untuk mengajukan surat keringanan biaya kuliah.
Kendati ada kesempatan untuk mengajukan keringanan UKT, namun tetap dibutuhkan persyaratan, salah satunya membuat surat pengajuan permohonan penurunan UKT kepada fakultas maupun universitas.
Nah, agar surat permohonan keringanan UKT disetujui oleh pihak universitas, berikut ini beberapa tips yang harus diperhatikan oleh mahasiswa yang mengajukan keringanan UKT.
Contoh Surat Permohonan Penurunan UKT
– Diajukan oleh mahasiswa, sehingga tak perlu menggunakan kop surat meskipun termasuk dokumen resmi.
– Walaupun tak mencantumkan kop, perihal yang ingin disampaikan harus jelas, yakni terkait permohonan keringan biaya kuliah.
– Cantumkan siapa tujuan surat permohonan keringanan UKT. Misalnya penerimanya adalah Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan, Wakil Rektor Bidang Keuangan, dan sebagainya. Sebelum mengajukan surat permohonan, tanyakan terlebih dahulu kepada pihak yang lebih paham tentang hal itu di kampus.
– Buatlah kalimat pembuka secara singkat.
– Cantumkan data diri mahasiswa terkait yang ingin mengajukan keringanan UKT.
– Sampaikan maksud serta alasan penurunan UKT secara jujur juga harus dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
– Lampirkan bukti penguat. Bukti lampiran penguat bisa saja berbeda-beda setiap mahasiswa, biasanya tergantung kondisi ekonomi dan perubahannya.
– Dalam surat resmi, jangan lupa menuliskan kalimat penutup secara sopan namun singkat. Kemudian akhiri dengan memberikan tanda tangan serta nama terang. Tambahkan pula keterangan pihak kampus terkait yang berwenang menembuskan surat tersebut, misalnya dari Dekan, Wakil Dekan Keuangan, atau lainnya (bergantung masing-masing institusi).
Tips Menyusun Surat Permohonan Keringanan UKT Agar Disetujui
1. Gunakan bahasa yang sopan dan formal
Surat permohonan keringanan biaya kuliah merupakan dokumen resmi, sehingga penulisannya harus menggunakan bahasa yang sopan dan formal. Hindari pula terlalu banyak memakai kata singkatan, kata tidak resmi, apalagi terkesan kasar.
2. Cantumkan tujuan penerima secara tepat
Dalam penyusunan surat permohonan penurunan UKT juga harus mencantumkan tujuan penerima dengan benar. Biasanya, pengajuan penurunan jumlah uang kuliah ditujukan kepada Rektor, Wakil Rektor Keuangan, atau pihak terkait yang menangani permasalahan terkait uang kuliah.
3. Beri salam pembuka
Jangan lupa memberikan salam pembuka. Kalimatnya tidak perlu bertele-tele, cukup maksimal dua baris saja. Anda dapat menuliskan salam seperti, “Assalamualaikum” atau langsung “Dengan hormat,” sebagai pembukanya.
4. Lampirkan informasi data diri mahasiswa pemohon
Setelah memberikan salam pembuka, jangan lupa melampirkan informasi data diri mahasiswa pemohon. Isi data diri, antara lain nama lengkap, Nomor Induk Mahasiswa (NIM), Fakultas/Jurusan (Program Studi), jenis jalur masuk (opsional), jumlah UKT saat ini, kontak aktif, serta data lainnya yang dibutuhkan oleh pihak kampus.
5. Cantumkan jumlah UKT saat ini
Pastikan mencantumkan jumlah UKT saat ini. Besaran UKT biasanya dikelompokkan menjadi beberapa golongan dengan nominal tertentu.
6. Sampaikan alasan permohonan penurunan UKT secara jelas dan jumlah penurunan nominal
Dalam surat pengajuan keringanan biaya kuliah, wajib menyampaikan alasan permohonan keringanan UKT secara jelas dan tanpa mengada-ada. Contoh alasan penurunan UKT yang dapat diterima, yaitu terjadi perubahan kondisi ekonomi secara mendadak, ketidaksesuaian biaya kuliah dengan kemampuan ekonomi, dan terdampak pandemi.
7. Lampirkan bukti penguat
Setelah menyampaikan alasan serta jumlah penurunan uang kuliah, lampirkan bukti penguat serta pendukung. Misalnya ketika terjadi perubahan kondisi perekonomian, Anda dapat melampirkan Surat Keterangan PHK orang tua/wali, surat pensiun, atau sejenisnya.
8. Akhiri dengan salam penutup
Untuk salam penutup tak perlu membuat dengan kalimat bertele-tele, cukup sampaikan terima kasih serta permohonan untuk mempertimbangkan pengajuan tersebut.
9. Tambahkan tanda tangan serta nama terang pemohon
Di bawah salam penutup, tambahkan tanda tangan serta nama terang pemohon. Dokumen tersebut bisa jadi dengan meterai ataupun tanpa meterai tergantung kebijakan masing-masing institusi.
10. Selalu perhatikan format penulisan
Apabila sudah selesai menyusun surat pengajuan keringanan biaya kuliah, lakukan pengecekan kembali. Pastikan format serta urutan penulisannya sudah benar dan berkas (terutama lampirannya) sudah lengkap.
Contoh Alasan Penurunan UKT yang Benar
1. Perubahan kondisi ekonomi akibat pandemi
Salah satu contoh alasan penurunan UKT yaitu adanya perubahan kondisi ekonomi akibat pandemi. Seperti kita ketahui bahwa masa pandemi membawa perubahan besar-besaran pada kehidupan, salah satunya keuangan.
2. Perubahan kondisi ekonomi orang tua atau mahasiswa
Tidak semua perekonomian selalu berada dalam kondisi stabil, bahkan kondisi ekonomi dapat berubah secara drastis dalam waktu yang tak bisa diprediksi. Misalnya akibat bisnis bangkrut, bencana alam, anggota keluarga/orang yang membiayai pendidikan meninggal dunia, maupun alasan lain yang mengakibatkan perubahan kondisi ekonomi.
3. Biaya UKT tidak sesuai dengan kemampuan ekonomi
Masih berdasarkan Pasal 5 Permenristekdikti Nomor 39 Tahun 2017 tentang BKT dan UKT, contoh alasan penurunan UKT yang dapat diajukan, yakni akibat biaya UKT tidak sesuai dengan kemampuan ekonomi mahasiswa. Ketetapan uang kuliah seperti ini bisa saja terjadi, biasanya akibat kesalahan sistem, kesalahan ketika pengisian data, ataupun lainnya. (des/berbagai sumber)***
